Il formato PDF – portable document format – è uno dei pilastri della ricerca, più o meno in qualsiasi ambito: Jstor, Gutenberg, Archive, anche Academia: quasi tutto si affida al formato PDF. Che però è anche un formato monolitico, ben poco malleabile: qui vedremo come si può modificare grazie ad alcuni servizi online. Con Acrobat Reader è tutto facile finché si tratta di sottolineare e aggiungere commenti. Per tutto il resto, però, i file PDF sembrano intoccabili a meno di non possedere Adobe Writer. 

Per fortuna, invece, alcuni siti offrono molte possibilità per intervenire sui file PDF, e qui vedremo le diverse possibilità: tagliare, separare, unire, comprimere. Abbiamo già parlato un po’ della manipolazione delle immagini, e magari dedicheremo un prossimo pezzo ai trucchetti di MS Word. Qui passiamo in rassegna un paio di siti e quello che permettono di fare: alcuni di questi trucchetti permettono di risparmiare molto tempo e lavoro.

  • al momento il sito a cui sono più affezionato ilovePDFè Ilovepdf, utilizzabile gratuitamente e con versione opzionale a pagamento: quest’ultima permette di manipolare più file contemporaneamente, creare team di lavoro e manipolare file più grandi di 200MB. Tra l’altro esiste anche la versione desktop per lavorare offline.
  • a dispetto del nome, pdftoimage gestisce diversi formati di provenienza e destinazione, incluso un generico “any to PDF”; questo perché non è un sito ma una collezione di siti: nell’insieme hanno quasi tutte le funzioni di IlovePDF. Il servizio è un po’ meno ergonomico, perché la gestione con più di 5 file (ad esempio 5 immagini da integrare in un PDF) è un po’ scivolosa (letteralmente).
  • un altro sito è smallPDF, che è in versione free trial per due settimane.

Che cosa permettono di fare questi siti? Per comodità prendo in esame IlovePDF, che al momento è quello più completo e soprattutto più comodo.

1. comprimere/ottimizzare un PDF.

Una funzione utilissima per per addomesticare PDF che pesano centinaia di MB – come i testi antichi scansionati – e riuscire a metterli su dropbox senza intasarlo; oppure per mandare allegati senza dover ricorrere a servizi esterni (ad esempio wetransfer). La compressione è molto efficace se si lavora con PDF autocreati da fotografie (vedi paragrafo più giù) oppure con PDF di testi più o meno antichi, ad esempio scaricati da Archive e Gutenberg. A seconda del file, la compressione può arrivare a più del 90% del file originale senza che ci sia una riduzione sensibile della qualità. Una compressione così alta è possibile soprattutto nel caso di articoli fotografati in modo casereccio (cioè tanti JPG riuniti poi in un unico PDF: vedi dopo!

Si può scegliere tra 3 modalità di compressione, ma come capita spesso conviene lasciare sull’impostazione predefinita (compressione media, qualità media): facendo alcune prove, non ho notato differenze di compressione rilevanti tra le 3 opzioni (leggera, media, alta).

2. frammentare e unire un PDF in diversi file

Merge and split. Dividere un PDF per stamparne solamente una porzione è superfluo, dato che quella è un’operazione che si può fare direttamente dalla pagina di stampa; ma dividere può essere molto utile in altri casi. D’altra parte, unire può essere altrettanto utile quando si lavora, ad esempio, a capitoli di un libro o di un volume collettaneo. In entrambi i casi il metodo è estremamente semplice: il sito permette di creare diversi file con numerazione regolare o personalizzata, e poi si scaricano insieme in un file compresso. Oppure, al contrario, permette di scegliere l’ordine dei diversi pezzi del file unico.

IlovePDF permette di cambiare l’ordine dei file da unire (ordine manuale, trascinando i file; oppure alfabetico e antialfabetico), mentre con PDFJoiner l’ordine si può scegliere manualmente ma è un po’ tricky se bisogna unire più di 5 documenti.

Screenshot di PDFjoiner: un eventuale 6° documento va nella seconda pagina, obbligando a trascinarli per cambiare ordine.

3. Unire diverse foto (JPG) in un unico file PDF

Una funzione molto interessante per convertire fotografie d’archivio in un documento unico. In questo caso ilovepdf offre diverse opzioni: permette di scegliere il margine delle pagine, l’orientamento (ritratto/panorama) e il formato (con 3 opzioni: A4, lettera o taglia della foto). Il processo è semplice ed efficace.

P.S. Se stai lavorando con un archivio fotografico, qui abbiamo raccontato come funziona il software Tropy (gratuito e molto efficiente).

4. Convertire da PDF a Word

Una funzione preziosa sotto una dicitura che passa inosservata: se dovete manipolare un testo in PDF, potete convertirlo in word e il gioco è fatto: la conversione sembra molto precisa e mantiene anche la formattazione, inclusi eventuale loghi e intestazione. Oltretutto il sito permette di convertire il PDF non soltanto in Word, ma anche in Powerpoint, immagini o excel. Semplice e comodo.

Attenzione: purtroppo, ma comprensibilmente, la conversione non funziona nel caso di PDF non testuali, come scansioni di libri e vere e proprie fotografie. Insomma, non è utilizzabile come sostituto di un software OCR.

5. Altre conversioni e altri strumenti di IlovePDF.

QUeste sono le 4 principali opzioni per manipolare i documenti, ma IlovePDF offre una quantità impressionante di conversioni e modifiche aggiuntive, tutte chiaramente accessibili dalla homepage: tra queste ci sono:

  • aggiungere un watermark a un file PDF
  • convertire una pagina internet (HTML) in PDF
  • riorganizzare le pagine di un file; 
  • modificare da PDF a PDF-A modificabile e
  • aggiungere una password per aprire il documento, o togliere la password esistente.
  • aggiungere numeri a piè di pagina
  • riparare un file PDF danneggiato

Ecco qui le principali potenzialità dei servizi per PDF. Speriamo di aver coperto le principali opzioni, e siamo curiosi di scoprirne altre!


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